Regulamin
Regulamin platformy KOLAB
Status: placeholder wdrozeniowy. To nie jest porada prawna ani finalny regulamin. Dokument powinien zostac zredagowany i zaakceptowany przez prawnika lub IOD przed uruchomieniem produkcyjnym.
Uslugodawca/operator: [DO UZUPELNIENIA: pelna nazwa, adres, NIP/KRS, e-mail kontaktowy, e-mail do reklamacji, e-mail RODO/IOD].
Platforma: KOLAB to system obslugi wydarzen, rejestracji, baz kontaktow instytucji, kampanii e-mail i generatora grafik wydarzen.
Uzytkownik: uczestnik wydarzenia, odbiorca komunikacji, operator panelu, superadmin lub konto instytucji `organizer_user`.
Rodzaje i zakres uslug
- publikowanie listy wydarzen i publicznych stron wydarzen;
- formularz rejestracji, double opt-in, status zapisu i ponowna wysylka linku;
- wypis z komunikacji e-mail i globalny opt-out, jesli zostanie wybrany;
- panel admina do zarzadzania wydarzeniami, kontaktami, kampaniami i grafikami;
- self-service instytucji w zakresie wlasnych danych, zgodnie z rola konta;
- generowanie grafik PNG wydarzenia z danych zapisanych w platformie.
Warunki techniczne i dostep
- aktualna przegladarka internetowa z wlaczona obsluga HTTPS, HTML, CSS i JavaScript;
- dostep do poczty e-mail w celu potwierdzenia rejestracji lub obslugi konta;
- zakaz prob obchodzenia zabezpieczen, rate limitow, izolacji tenantow lub autoryzacji;
- operator panelu odpowiada za poufnosc swoich danych logowania;
- konto `organizer_user` moze wykonywac tylko operacje przewidziane dla przypietej instytucji.
Rejestracja i komunikacja
- zapis na wydarzenie wymaga podania danych formularza i potwierdzenia adresu e-mail;
- brak potwierdzenia moze oznaczac brak finalnego miejsca na liscie uczestnikow;
- organizator moze wysylac komunikaty organizacyjne dotyczace wydarzenia;
- zaproszenia i kampanie sa wysylane w imieniu wlasciwej instytucji;
- kazdy mail marketingowy lub zaproszeniowy powinien zawierac link wypisu;
- zgoda marketingowa Artech, jesli wystepuje, jest odrebna od zgody instytucji.
Role i odpowiedzialnosci operacyjne
- Operator platformy: utrzymuje aplikacje, infrastrukture, panel, kolejki, backupy, status ops i mechanizmy bezpieczenstwa przewidziane w dokumentacji.
- Instytucja/organizator: odpowiada za legalnosc swojej bazy kontaktow, tresc kampanii, status DPA, dane nadawcy i decyzje o zakresie komunikacji do swoich odbiorcow.
- Uzytkownik panelu: wykonuje operacje zgodnie z rola konta; `organizer_user` dziala tylko w zakresie przypietej instytucji i nie moze obchodzic izolacji tenantow.
- Uczestnik wydarzenia: odpowiada za prawdziwosc danych podanych w formularzu i potwierdzenie adresu e-mail, jesli chce finalnie zapisac sie na wydarzenie.
Uslugi zewnetrzne i ograniczenia
- Wysylka e-mail moze zalezec od Brevo albo Amazon SES, ich limitow, dostarczalnosci, webhookow i poprawnej konfiguracji DNS.
- Generator grafik moze korzystac z Gemini wylacznie do tla; brak klucza, limit dzienny albo blad providera skutkuje fallbackiem.
- Dostepnosc platformy zalezy od VPS, Postgres, Redis, Caddy, backupow i kolejek; okna serwisowe powinny byc komunikowane zgodnie z finalnym regulaminem.
- Szczegolowe SLA, odpowiedzialnosc za niedostepnosc uslug zewnetrznych oraz zasady rekompensaty wymagaja decyzji prawnej i biznesowej przed produkcja.
Reklamacje, zgloszenia i odpowiedzialnosc
- Zgloszenia techniczne i reklamacje nalezy kierowac na: [DO UZUPELNIENIA: adres e-mail]. W zgloszeniu nalezy opisac problem, date, adres strony i dane pozwalajace obsluzyc sprawe.
- Termin odpowiedzi: [DO UZUPELNIENIA, np. 14 dni], o ile przepisy lub umowa z instytucja nie wymagaja innego terminu.
- Operator moze czasowo ograniczyc dostep do platformy z powodu prac serwisowych, awarii, bezpieczenstwa lub naduzyc.
- Zakres odpowiedzialnosci operatora, organizatorow i instytucji wymaga finalnej redakcji prawnej, szczegolnie dla odwolania wydarzenia, zmiany agendy i niedostepnosci uslug zewnetrznych.
Zmiany regulaminu
- regulamin powinien miec date obowiazywania i numer wersji;
- zmiany powinny byc publikowane w sposob pozwalajacy uzytkownikowi zapoznac sie z trescia;
- dla kont panelu nalezy okreslic sposob informowania o istotnych zmianach;
- archiwalne wersje powinny byc przechowywane na potrzeby rozliczalnosci.
Zrodla struktury: art. 8 ustawy o swiadczeniu uslug droga elektroniczna oraz praktyka regulaminow uslug online. Tresc wymaga lokalnej weryfikacji prawnej.
Do uzupelnienia przed produkcja
- dane uslugodawcy/operatora i kanal kontaktu technicznego;
- zasady uczestnictwa, potwierdzania obecnosci, zmian i anulowania wydarzen;
- opis komunikacji transakcyjnej, zaproszen i wypisu;
- procedura reklamacji lub zgloszen dotyczacych dzialania platformy;
- powiazanie z polityka prywatnosci i informacja o administratorach danych.