KKOLAB

RODO

Polityka prywatnosci KOLAB

Status: placeholder wdrozeniowy. To nie jest porada prawna ani finalna polityka prywatnosci. Ostateczna tresc, podstawy prawne, okresy retencji i lista subprocesorow wymagaja akceptacji prawnika lub IOD przed uruchomieniem produkcyjnym.

Operator platformy: [DO UZUPELNIENIA: pelna nazwa Artech Consult, adres, NIP/KRS, e-mail kontaktowy, e-mail RODO/IOD].

Role: instytucja prowadzaca baze kontaktow lub wydarzenie jest administratorem danych w swoim zakresie. Platforma KOLAB / Artech Consult dziala jako procesor na podstawie DPA.

Osobna baza Artech: marketing Artech dotyczacy uslug AI nie korzysta z baz instytucji. Do tego sluzy odrebna baza `artech_leads`, tworzona tylko po osobnym opt-inie i double opt-in.

Zakres danych i cele przetwarzania

  • Rejestracja na wydarzenie: imie, nazwisko, e-mail, firma, opcjonalne pola formularza, token potwierdzenia, status zapisu, zgody i znaczniki czasu. Cel: obsluga zapisu, potwierdzenie adresu e-mail, komunikacja organizacyjna i przygotowanie listy uczestnikow.
  • Bazy instytucji: dane kontaktowe importowane lub dodawane przez administratora danej instytucji, tagi, miasto, region, status subskrypcji i historia zgody. Cel: komunikacja instytucji w zakresie jej wydarzen lub dzialan.
  • Kampanie e-mail: odbiorcy kampanii, status wysylki, ledger antyduplikacyjny, suppression, bounce/complaint, open/click i wypis. Cel: wysylka zaproszen, raportowanie oraz bezpieczenstwo dostarczalnosci.
  • Panel administracyjny: dane kont operatorow, role, powiazanie z organizerem i techniczne logi bez PII tam, gdzie to mozliwe. Cel: zarzadzanie platforma, rozliczalnosc i bezpieczenstwo.
  • Grafiki wydarzen: dane wydarzenia, agenda, prelegenci, organizatorzy i wygenerowane pliki PNG. Cel: przygotowanie materialow promocyjnych wydarzenia.

Kategorie danych roboczo mapowane w systemie

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imie, nazwisko, e-mail, telefon, firma, stanowisko, miasto, region i opcjonalne tagi segmentacyjne dodane przez administratora.
  • Dane zgody i rozliczalnosci: status zgody, podstawa, data, zrodlo, historia `consent_log`, wypis i minimalny marker blokujacy ponowna wysylke po anonimizacji.
  • Dane komunikacji e-mail: kampania, odbiorca, status wysylki, tracking open/click, bounce, complaint, suppression i `send_ledger` dla deduplikacji oraz frequency cap.
  • Dane techniczne: konto panelu, rola, powiazanie z organizerem, status sesji, rate-limit i logi operacyjne minimalizowane tak, aby nie utrwalac PII bez potrzeby.

Podstawy prawne do potwierdzenia

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda, m.in. tam, gdzie formularz zbiera odrebna zgode marketingowa lub zgode na komunikacje;
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO - gdy przetwarzanie jest niezbedne do obslugi zgloszenia lub uslugi zwiazanej z wydarzeniem;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes administratora, np. dochodzenie roszczen, bezpieczenstwo, statystyki i rozliczalnosc, po wykonaniu testu rownowagi;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiazki prawne, jesli zostana wskazane przez prawnika/IOD;
  • art. 10 usude / przepisy komunikacji elektronicznej - do potwierdzenia dla informacji handlowych i zgod kanalowych.

Prawa osob i kontakt

  • dostep do danych, sprostowanie, usuniecie lub anonimizacja;
  • ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, przenoszenie danych;
  • wycofanie zgody bez wplywu na zgodnosc przetwarzania sprzed wycofania;
  • wypis z komunikacji przez link w wiadomosci e-mail;
  • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzedu Ochrony Danych Osobowych.

Zgloszenia dotyczace danych z bazy instytucji nalezy kierowac do wlasciwego administratora danych. Operator platformy wspiera administratora jako procesor w zakresie eksportu, anonimizacji, wypisu i rejestru zgod.

Retencja, odbiorcy i zabezpieczenia

  • Okresy przechowywania danych wymagaja finalnej decyzji prawnej. Minimalny kierunek: dane przechowywane sa tylko tak dlugo, jak trwa cel, zgoda, polecenie administratora lub obowiazek rozliczalnosci.
  • Odbiorcami moga byc dostawcy hostingu, poczty e-mail, kolejek, backupu, narzedzi operacyjnych oraz podwykonawcy zaakceptowani w DPA. Lista subprocesorow musi zostac opublikowana lub dolaczona do DPA.
  • Transfery poza EOG sa niedozwolone bez oceny prawnej i podstawy transferu, np. SCC albo innego mechanizmu dopuszczonego przez RODO.
  • Platforma stosuje izolacje tenantow, role server-side, rate limit, double opt-in, suppression, logike wypisu, backupy i minimalizacje logow PII.

Macierz retencji do decyzji prawnej

  • Rejestracje wydarzen: przechowywanie do czasu realizacji wydarzenia i rozliczenia obslugi, potem anonimizacja albo retencja rozliczalnosci wedlug decyzji administratora.
  • Kontakty instytucji: przechowywanie do wycofania zgody, sprzeciwu, zakonczenia polecenia administratora lub konca okresu retencji ustalonego w DPA.
  • Consent log i send ledger: retencja jako dowod rozliczalnosci, sprzeciwu, wypisu, suppression i obrony roszczen; okres wymaga potwierdzenia z prawnikiem/IOD.
  • Backupy: retencja zgodna z runbookiem, szyfrowane at-rest, off-site, z okresowym testem restore na osobnej bazie.

Subprocesorzy i odbiorcy do uzupelnienia

  • Hosting/VPS i storage backupow: [DO UZUPELNIENIA: dostawca, region, zakres danych, podstawa podpowierzenia].
  • Dostawca poczty Brevo albo Amazon SES: [DO UZUPELNIENIA: wybrany provider, region, webhooki bounce/complaint, DPA/SCC jesli dotyczy].
  • Gemini / Google: tylko tlo grafik, bez tekstu i bez przekazywania baz kontaktow; zakres i transfer wymagaja decyzji prawnej przed produkcja.
  • Narzedzia alertow: Slack, Discord, e-mail albo inny kanal tylko po sprawdzeniu, ze payload ops nie zawiera PII.

Cookies i tracking

  • Publiczne strony KOLAB powinny uzywac tylko niezbednych plikow cookies, jesli sa potrzebne technicznie. Panel admina uzywa cookies sesyjnych do logowania.
  • Kampanie e-mail moga zawierac piksel open tracking i linki click tracking. Informacja o takim trackingu musi byc jasno przekazana odbiorcy i zgodna z wybrana podstawa prawna.

Zrodla struktury: art. 13 RODO, wytyczne UODO/EROD dotyczace relacji administrator-procesor oraz art. 28 RODO. Tresc wymaga lokalnej weryfikacji prawnej.

Do uzupelnienia przed produkcja

  • pelne dane operatora platformy, dane kontaktowe i kanal zgloszen RODO;
  • lista administratorow danych oraz link do informacji o administratorach;
  • potwierdzone podstawy prawne, retencja i procedura realizacji praw osob;
  • lista subprocesorow, transfery poza EOG i zasady podpowierzenia;
  • wersja dokumentu, data obowiazywania i historia zmian.
Wroc do wydarzen